Iekšējā ERP sistēma – no 1995. gada līdz mūsdienām
Jau no 1989. gada paralēli Audi markas automašīnām, kas ir kā hobijs, vienmēr ir bijuši datori un elektronika. Krājās zināšanas, kontakti, dažāda informācija un mēģinājām to dažādos veidos apkopot. No papīra arhīviem sākām atteikties 1993. gadā, kad sākām skenēt dokumentus un glabāt tos elektroniski.
-
gadu sagaidījām ar iekšējo dokumentāciju, kas 99% bija pārvērsta elektroniskā formātā. Tāpat kā daudzi, sākām ar Windows, bet jau 1997. gadā visa mūsu informācija glabājās uz Linux serveriem, un birojā strādājām ar SUSE Linux. Oficiālām iestādēm varējām mierīgi atbildēt, ka strādājam ar legālu programmatūru, ko bez maksas ieguvām no interneta. Daudzos tas radīja neizpratni: "Kā tā? Ja par licenci nav jāmaksā, tad jau tās ir nelegālas programmas." Pateicoties Linux, vairāk nekā 20 gadu laikā ne reizi neesam piedzīvojuši datu zudumu datorvīrusu dēļ.
No 1995. gada sākām veidot sistēmu darba uzskaitei un plānošanai. Autoserviss izrādījās lielisks poligons sistēmas testēšanai – šeit ir ļoti daudz un dažādas informācijas, problēmas, attiecības ar klientiem, piegādātājiem, meistariem, defekti, konfliktsituācijas. Ir informācija, kura reizēm neievietojas normālās datubāzēs. Nepieciešami arhīvi par vairāk nekā 5 gadiem, un šajā informācijas daudzumā vajadzīgais jāatrod un jānoorientējas vidēji nepilnas minūtes laikā.
Piemēram, ja zvana viens no daudziem tūkstošiem kontaktu, kas varbūt klusējis 5–10 gadus – cik patīkami, ja pēc pirmās sarunas minūtes vari viņam atgādināt: "Klau, bet mēs pirms 8 gadiem remontējām jūsu auto!" Varam arī paskatīties arhīvus par auto vēsturi kādam klientam, kurš iegādājies ekskluzīvu auto, un parādīt pat 15 gadus vecu informāciju par šī auto remontiem – fotogrāfijas, skices, video un audio failus. Noderīgi ir arī, ja, zvanot pa reklāmām un meklējot jaunus kontaktus vai piegādātājus, telefonā redzams, ka ar šo kontaktu jau kaut kas ir bijis. Varat paskatīties savā arhīvā, sagatavoties sarunai un runāt kā ar senu paziņu.
*** Mūsu ERP sistēma ***
Tātad esam radījuši (salikuši) savu ERP (uzņēmuma resursu plānošana) – uzskaites un vadības sistēmu, kas radusies reāli darbojoties, proti, no dzīves un pielāgota praktiskai darbībai.
Galvenā sistēmas atskaites mērvienība ir stundas (pavadītais laiks) pie viena vai vairāku pasūtījumu veikšanas. Laiku par naudu nenopirksi – katram ir tikai 24 stundas diennaktī. Šis laiks mums ir jāsadala starp darbu un pārējām lietām, kas parasti cilvēkam ir svarīgākas – atpūtu un ģimeni. Uzskaitām laiku (cilvēkstundas), ko patērējam, un pretī liekam saņemto naudu. Šī metodika palīdz ātri saprast, vai rīkojamies pareizi, plānot darbus, kļūdu gadījumos koriģēt darbību vai vispār atteikties no pasūtījuma izpildes.
Zemāk ir mūsu ERP sastāvdaļas ar īsiem aprakstiem. Šobrīd informācija tiek papildināta, un drīzumā būs konkrētāki apraksti.
-
Plānošana – iespēja jebkuru ierakstu piesaistīt kāda lietotāja atgādinājumu sarakstam, kā arī pāreja uz prāta karti (mindmap), kur daudz ērtāk plānot darba procesus.
-
Atgādinājumu robots – pats sazvana lietotāju, nolasa ziņu, sūta SMS un pieprasa apstiprinājumu, ka ziņa saņemta.
-
Darba uzdevumu kontrolieris – iespēja veidot darba uzdevumu, deleģēt to kādam un saņemt informāciju par izpildes procesu.
-
Kontakti – šifrēti dati (arī kontaktu identitātes), kas sinhronizējas ar citiem plānotājiem, telefoniem un citām ārējām iekārtām.
-
Apmācība – izmantojot zināšanu bāzi un sagatavotus testus, kas pielāgoti darbinieku atlasei, testēšanai, instruktāžām un apmācībai.
-
Zināšanu bāze un instrukcijas – video un teksta veidā, sadalītas pa amatiem un lietotājiem.
-
Finanses – visu darījumu un notikumu vērtības uzskaite.
-
Datu krātuve – savs lokāls mākonis ar VPN piekļuvi, ko nepieciešamības gadījumā var izslēgt.
-
Integrēta IP telefonu centrāle – lai darbinieki varētu izmantot savus telefonus, nelietojot personīgo tālruņa numuru.
-
Svītrkods iekšējai lietošanai – unikāla numura iegūšana no datu bāzes, ko turpmāk var izmantot kā identifikatoru (darījumam, precei, dokumentam, inventāra numuram, kontakta identificēšanai). Sistēmas lietotāji (ja tiem ir pieejas tiesības) to noskenējot ar savu telefonu var iegūt informāciju par šo notikumu, kā arī pievienot jaunu informāciju.
-
Noliktava – vienkārša preču uzskaite ar minimālā atlikuma ziņojumiem un skeneri (kā skeneri var izmantot savu mobilo telefonu).
Jaunumi – ejam laikam līdzi
Lai arī mūsu ERP sistēmas kodols ir veidots pakāpeniski kopš 1995. gada, un dažas tā daļas "atceras" vēl 90. gadu domāšanas veidu, mēs nebaidāmies ieviest arī mūsdienīgus rīkus – ja vien tie atbilst mūsu pamatprincipiem: datu drošībai, neatkarībai no trešajām pusēm un pilnīgai kontrolei pār savu informāciju.
Testa stadijā esam laiduši iekšējo AI modeli – mākslīgo intelektu, kas darbojas tikai ar mūsu datubāzes datiem un kam nav nekādas izejas uz internetu.
Īpaši svarīgi – šis AI modelis spēj normāli sadarboties ar vairāk nekā 15 gadus vecu datubāzes kodu. Tas nozīmē, ka nav jāpārraksta viss arhīvs, nav jāmaina esošā struktūra. Modelis strādā turpat, kur jau gadiem darbojas jūsu dokumenti, pasūtījumi, kontaktvēsture un plāni.
Pašlaik modelis jau prot:
-
atrast kļūdas ierakstos (piemēram, nesakritības rēķinos vai loģikas kļūdas pasūtījumos);
-
palīdzēt plānot darbus, analizējot iepriekšējo stundu patēriņu un noslodzi;
-
sastādīt rēķinus un tāmes pēc vēsturiskajiem datiem;
-
optimizēt loģistiku iepirkumiem – atliek pateikt vēlamo maršrutu, un modelis dod ieteikumus, kā to izplānot tā, lai velti nebraukātu, ņemot vērā noliktavas atlikumus, kas ir pie vai zem minimuma;
-
apstrādāt pievienotos dokumentus – modelis atpazīst un piedāvā meklēšanu dažādos Word, Excel, PDF, kā arī citos failos, kurus izdodas atpazīt ar OCR;
-
veikt citas lietveža–grāmatveža funkcijas – atgādināt par maksājumiem, salīdzināt piedāvājumus, sagatavot atskaites.
Izmaksu ziņā šis papildinājums ir aptuveni +2000 eiro (vienreizēja ieviešana).
Ieguvums – nav nekādu ierobežojumu ne uz ātrdarbību, ne uz pieprasījumu skaitu, ne uz datu apjomu. Nav jāievēro tie ierobežojumi, kas jāievēro publiskajiem AI modeļiem (datu noplūdes risks, ātruma griesti, aizliegts saturs, trešo pušu politika). Modelis strādā ātri, privāti un bez kompromisiem.
*** Serveris un izmaksas ***
Serveris, uz kura tas viss darbojas, ir specializēts profesionāls serveris ar instalētu Proxmox. Uz Proxmox var pilnvērtīgi instalēt dažādas operētājsistēmas vienlaicīgi (tās ir virtuālas). Ja jūsu Windows vai Linux "saslimst" ar kādu vīrusu, tas praktiski netraucē pārējo virtuālo datoru darbībai. Lietots, nokomplektēts profesionāls serveris izmaksā ap 300–800 eiro. Rezultāts ir savs serveris 24/7 ar 1,5 TB diska vietu, rezerves kopiju servisu, kas vienlaicīgi pieejams vairākiem lietotājiem.
*** Kāpēc to rakstām? ***
Vienkārši gribam padalīties ar citiem, kuri varbūt meklē šādas sistēmas un atduras pret neadekvātām cenām vai pret to, ka izstrādātāji grib klientus piesaistīt savām sistēmām un mākoņiem, radot datu noplūdes risku vai pat pilnīgu datu zudumu, ja izstrādātājs savu darbību pārtrauc. Mēs uzskatām – datiem ir jābūt drošībā, un vajadzības gadījumā to īpašnieks pats izlemj savu datu likteni. Pieejām sistēmai jābūt tikai pie īpašnieka. Programmatūras maiņas, uzlabošanas vai datoru remonta gadījumos īpašnieks uz laiku piešķir pieeju datorspeciālistiem.
*** Par izmaksām ***
Uzskatām, ka jāmaksā ir par darbu – uzstādīšanu, apkalpošanu, problēmu risināšanu, papildu iespēju realizēšanu (uzlabošanu, pielāgošanu) utt. Bet pašai programmai jābūt bez maksas – tad nebūs ko zagt.
Par problēmām varam teikt diezgan optimistiski: mūsu sistēmā izmantojam CentOS Linux (šobrīd jau AlmaLinux un Ubuntu), kura pēdējā instalācija stabili darbojas jau 8 gadus. Tā nemainās tik strauji kā dažas citas populāras sistēmas, nebaidās no vīrusiem un vienkārši dara savu darbu. Ak jā, putekļi gan reizēm jātīra! :)